Общий отдел

Главная / Администрация города / Общий отдел

Полное  наименование

Общий отдел

Ф.И.О. руководителя, номер рабочего телефона

Гармашева Ирина Владимировна-начальник общего отдела, 25-94-44

Ф.И.О. должностного лица, ответственного за предоставление справочной информации

Абдуллаева Радмила Сафаралиевна - заведующий орг. сектором общего отдела, 22-16-25

Почтовый адрес

346500, ул.Советская, 158

Адрес электронной почты

info@shakhty-gorod.ru

Адрес сайта в сети «Интернет»

 

Задачи

1.Обеспечение четкой организации и обеспечения функционирования единого порядка делопроизводства в Администрации и ее структурных подразделениях.

2.Организация контроля за прохождением и исполнением контролируемых документов в системе электронного документооборота.

3.Своевременная регистрация поступающей и отправляемой корреспонденции в системе электронного документооборота.

4.Обеспечение единого порядка документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Администрацию города, и исходящей корреспонденции с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело», а также выдачу справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции поступившей в Администрацию города. 

5.Подготовка документов на получение наград.

6.Организация работы по подготовке и проведению массовых мероприятий (выборов, переписи населения, торжественных массовых мероприятий городского масштаба).

7.Организация подготовки поздравлений и награждения наградами и поощрениями главы Администрации города Шахты коллективов предприятий, независимо от форм собственности, учреждений, организаций и граждан за заслуги в развитии экономики, науки и иной деятельности.

8.Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Администрации и структурных подразделениях.

9.Регистрация постановлений и распоряжений Администрации города Шахты.

10.Осуществление контроля за соблюдением порядка подготовки, оформления и издания муниципальных правовых актов в соответствии с Регламентом работы Администрации.

11.Осуществление регистрации договоров и муниципальных контрактов. 

 

Функции

1.Своевременную регистрацию поступающих в Администрацию документов в системе электронного документооборота, внесение резолюций, постановку на контроль, снятие документов с контроля и прикрепление электронного файла к исходящим и входящим документам, оперативную передачу их на рассмотрение руководителям.

2.Контроль за прохождением, исполнением документов в установленные сроки, предупреждение нарушений контрольных сроков исполнения документов посредством системы электронного документооборота, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов.

3.Отправку документов структурных подразделений Администрации.

4.Формирование Номенклатуры дел Администрации.

5.Организацию проведения массовых мероприятий в Администрации города и городского масштаба.

6.Организационное обеспечение проведения выборов, переписи населения, сбор данных о регистрации избирателей.

7.Организацию работы, связанную с поздравлениями руководителей аппарата Правительства Ростовской области, работников Администрации и руководителей сторонних предприятий и организаций (в соответствии с утвержденным списком) с днями рождений, юбилейными датами, профессиональными праздниками.

8.Осуществляет разработку и изготовление бланков документов, применяемых Администрацией города.

9.Ведет учет Героев Социалистического труда, полных Кавалеров Орденов Трудовой Славы, Почетных граждан города, граждан, имеющих Почетный знак Мэра, Книги Почета города.

10.Организацию торжественных приемов главы Администрации города Шахты.

11.Формирование недельных планов работ заместителей главы Администрации.

12.Составление и обновление адресных и телефонных справочников работников Администрации, предприятий и организаций города.

13.Формирование графика дежурств работников Администрации в дни выборов, праздничные дни.

14.Формирование графика дежурств автомашин Администрации города Шахты и предоставление по заявкам  работникам отделов аппарата Администрации дежурного транспорта.

15.Запрашивание дежурного автотранспорта у заместителей главы Администрации, руководителей департаментов и отделов Администрации города.

16.Выполнение копировально-множительных работ Отдела.

17.Получение и отправку электронной почты Администрации города.

18.Участие в организации приема делегаций в Администрации.

19.Формирование списков присяжных заседателей по городу Шахты.

20.Осуществление организационного обеспечения подготовки и проведения муниципальных выборов.

21.Формирование и своевременная передача на постоянный срок хранения подлинников постановлений и распоряжений в ГКУ «Центр хранения архивных документов в г.Шахты Ростовской области».

22.Качественная подготовка и своевременное предоставление нормативных и правовых актов для включения в регистр муниципальных нормативных актов и  передачи в прокуратуру города Шахты.

23.Ведение регистрации и учета доверенностей главы Администрации города Шахты.

24.Осуществление регистрации заявлений, прием и хранение подарков, ведение журнала учета подарков, полученных главой Администрации города Шахты, муниципальными служащими Администрации в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями.

25.Ведение Реестра координационных и совещательных органов при Администрации города Шахты.

26.Подготовка документов в Областную комиссию по наградам на представление к награждению областными наградами и поощрениями жителей города Шахты по ходатайству главы Администрации города Шахты.

27.Подготовка и сопровождение документов по утверждению официальных символов города в Геральдическом Совете при Президенте Российской Федерации.

 

Перечень нормативных правовых актов, определяющих полномочия

- Федеральный закон от 12.02.2002 №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 20.08.2004 №113-ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 №1009 (ред. от 15.10.2016) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

- Решение Шахтинской городской Думы от 23.04.2009 №569 «Об утверждении Положения о присвоении звания «Почетный гражданин города Шахты»;

- Решение Шахтинской городской Думы от 29.02.2012  №208 «Об утверждении «Положения об официальных символах муниципального образования «Город Шахты» Ростовской области»;

- Решение Шахтинской городской Думы от 31.05.2012 №257 «Об утверждении «Положения о Доске почета заслуженных граждан города Шахты»;

- Распоряжение Администрации города Шахты от 26.07.2012 №102 «Об утверждении Регламента Администрации города Шахты»;

- Постановление Администрации города Шахты от 07.05.2013 №2700 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача и заверение копий распоряжений и постановлений Администрации города Шахты».

- Распоряжение Администрации города Шахты от 08.12.2014 №365 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Шахты»;

- Распоряжение Администрации города Шахты от 21.03.2014 №67 «Об оптимизации планирования деятельности Администрации города»;

- Постановление Администрации города Шахты от 15.12.2015 №6769 «Об утверждении Положения о поощрениях главы Администрации города Шахты»;

- Распоряжение Администрации города Шахты от 06.04.2016 №125 «Об  утверждении Положения о транспортном обслуживании главы Администрации города Шахты и муниципальных служащих муниципального образования «Город Шахты», замещающих должности муниципальной службы в Администрации города Шахты;

- Распоряжение Администрации города Шахты от 22.04.2016 №158 «О создании городского Совета по наградам города Шахты и об утверждении его состава»;

- Распоряжение Администрации города Шахты от 08.06.2016 №243 «Об утверждении Инструкции ответственного дежурного по Администрации города Шахты в праздничные и выходные дни»;

- Распоряжение Администрации города Шахты от 16.03.2017 №163 «Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте и делопроизводстве «Дело» в Администрации города Шахты и классификатора участников межведомственного электронного документооборота «Дело».