Регламент Администрации города Шахты

Главная / Администрация города
Регламент Администрации города Шахты

1.Общие положения.

1.1.Настоящим Регламентом устанавливаются правила организации деятельности исполнительно-распорядительного органа муниципального образования «Город Шахты» - Администрации города Шахты.
1.2.Администрация города Шахты обеспечивает исполнение на территории муниципального образования «Город Шахты» (далее - города Шахты) Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Ростовской области, областных законов, иных нормативных правовых актов Ростовской области, Устава муниципального образования «Город Шахты», иных муниципальных правовых актов.
1.3.Администрация города Шахты наделяется Уставом муниципального образования «Город Шахты» полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Шахты федеральными и областными законами.
1.4.Главой Администрации города Шахты является лицо, назначаемое на должность главы Администрации города Шахты по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности.   
1.5.Глава Администрации города Шахты возглавляет Администрацию города Шахты.
1.6.В случае временного отсутствия главы Администрации города Шахты его обязанности исполняет один из заместителей главы Администрации, определяемый главой Администрации города Шахты, либо в случае отсутствия заместителей главы Администрации – иное должностное лицо Администрации города Шахты, определяемое главой Администрации города Шахты.
В случае неиздания главой Администрации города Шахты соответствующего распоряжения Администрации города Шахты, обязанности главы Администрации города Шахты в период его временного отсутствия исполняет первый заместитель главы Администрации, а в случае его отсутствия – заместитель главы Администрации, курирующий вопросы жилищно-коммунального хозяйства.         
    Если указанные лица отсутствуют, должностное лицо Администрации города Шахты, исполняющее обязанности главы Администрации города Шахты в период его временного отсутствия, определяется городской Думой города Шахты.    
    1.7.В случае досрочного прекращения полномочий главы Администрации города Шахты его полномочия временно, до начала исполнения обязанностей вновь назначенным главой Администрации города Шахты, исполняет первый заместитель главы Администрации.
    В случае отсутствия первого заместителя главы Администрации, обязанности главы Администрации города Шахты, до начала исполнения обязанностей вновь назначенным главой Администрации города Шахты временно исполняет заместитель главы Администрации, курирующий вопросы жилищно-коммунального хозяйства.   
В случае отсутствия данных муниципальных служащих, обязанности главы Администрации города Шахты исполняет должностное лицо Администрации города Шахты, определяемое городской Думой города Шахты.
1.8.Отдельные направления деятельности Администрации города Шахты могут регламентироваться иными распоряжениями Администрации города Шахты.  
1.9.Доступ к информации о деятельности Администрации города Шахты осуществляется в порядке, установленном распоряжением Администрации города Шахты, изданным в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».   
1.10.Администрация города Шахты является юридическим лицом.
1.11.Ответсвенность за соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы, организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, возлагается на их руководителей.
1.12.Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех работников Администрации города Шахты.  Работники Администрации города Шахты несут ответственность за невыполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и разглашение содержащейся в них сведений, составляющих государственную и иную охраняемую Федеральными законами тайну, а также сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведений касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.
1.13.Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города Шахты осуществляется общим отделом Администрации. Инструктивные материалы общего отдела Администрации по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранение выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями Администрации.

2.Формирование структуры и штатов
Администрации города Шахты

2.1.В структуру Администрации города Шахты входят: аппарат Администрации города Шахты; отраслевые (функциональные) органы Администрации города Шахты (далее - органы Администрации города Шахты).
Аппарат Администрации города Шахты состоит из главы Администрации города Шахты, заместителей главы Администрации, в том числе первого, руководителя аппарата Администрации, структурных подразделений Администрации города Шахты. В штатном расписании Администрации города Шахты могут быть предусмотрены должности муниципальной службы, должности по техническому обеспечению деятельности Администрации города Шахты и должности обслуживающего персонала Администрации города Шахты.   
2.2.Структура Администрации города Шахты утверждается городской Думой города Шахты по представлению главы Администрации города Шахты.
2.3.Штатное расписание Администрации города Шахты, штатные расписания органов Администрации города Шахты утверждаются главой Администрации города Шахты на основе структуры Администрации города Шахты исходя из расходов на содержание Администрации города Шахты, предусмотренных бюджетом города Шахты.   
2.4.Первый заместитель главы Администрации, заместители главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, руководители структурных подразделений Администрации города Шахты и другие работники Администрации города Шахты, руководители органов Администрации города Шахты назначаются и увольняются главой Администрации города Шахты.  
2.5.Полномочия и порядок организации работы структурных подразделений Администрации города Шахты определяются настоящим Регламентом и положениями о подразделениях, которые разрабатываются руководителями структурных подразделений Администрации города Шахты и утверждаются распоряжением Администрации города Шахты. Внесение изменений в положения о структурных подразделениях проводится в том же порядке. Организует и контролирует эту работу структурное подразделение Администрации города Шахты, к функциям которого относится осуществление кадровой работы в Администрации города Шахты – отдел муниципальной службы Администрации города Шахты  (далее – кадровая служба).
2.6.Структурные подразделения Администрации города Шахты не обладают правами юридического лица.
2.7.Руководители структурных подразделений Администрации города Шахты в своей деятельности подчинены и подотчетны главе Администрации города Шахты, курирующему заместителю главы Администрации, руководителю аппарата Администрации в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы Администрации и руководителем аппарата Администрации.
2.8.Полномочия и порядок организации работы органов Администрации города Шахты определяются положениями об этих органах, утверждаемыми городской Думой города Шахты по представлению главы Администрации города Шахты.
2.9.Органы Администрации города Шахты обладают правами юридического лица. Решения об учреждении, реорганизации и ликвидации органов Администрации города Шахты принимаются городской Думой города Шахты по представлению главы Администрации города Шахты.
2.10.Руководители органов Администрации города Шахты в своей деятельности подчинены и подотчетны главе Администрации города Шахты, курирующему заместителю главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы Администрации и руководителем аппарата Администрации.
2.11.Заместители главы Администрации ведут вопросы социально-экономического развития города Шахты и муниципального хозяйства, курируют структурные подразделения в соответствии с распределением обязанностей между ними, утвержденным распоряжением Администрации города Шахты.       
Проект распоряжения Администрации города Шахты о распределении обязанностей между заместителями главы Администрации и руководителем аппарата Администрации готовится кадровой службой на основании предложений заместителей главы Администрации не позднее 2-х месяцев с даты вступления в силу новой структуры.
2.12.Руководитель аппарата Администрации ведет вопросы организационного, материально-технического и иного обеспечения деятельности Администрации города Шахты, курирует соответствующие структурные подразделения Администрации города Шахты.
2.13.Руководители структурных подразделений Администрации города Шахты разрабатывают должностные инструкции муниципальных служащих и представляют их на утверждение главе Администрации города Шахты или курирующему заместителю в соответствии со структурой Администрации города Шахты.
Внесение изменений в должностные инструкции муниципальных служащих осуществляется в том же порядке.
2.14.В случае необходимости изменения структуры и штатной численности Администрации города Шахты готовятся соответствующие предложения на имя главы Администрации города Шахты.
Предложения структурных подразделений Администрации города Шахты подписываются заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, координирующими деятельность соответствующих структурных  подразделений.
Предложения органов Администрации города Шахты подписываются руководителями соответствующих органов и визируются заместителями главы Администрации, курирующими их деятельность.
Предложения должны содержать описание полномочий структурных подразделений аппарата Администрации города Шахты, функций работников, необходимых для исполнения указанных полномочий, оценку трудозатрат на выполнение соответствующих функций.
2.15.Кадровая служба в течение 10 календарных дней проводит экспертизу предложений и готовит служебную записку главе Администрации города Шахты.
Проекты правовых актов Администрации города Шахты об утверждении и внесении изменений в штатное расписание Администрации города Шахты, проекты решений городской Думы города Шахты готовит кадровая служба.
Проекты правовых актов об утверждении и внесении изменений в структуры и штатные расписания органов Администрации города Шахты готовят соответствующие органы Администрации города Шахты.

3.Кадровая работа

3.1.Кадровая работа в Администрации города Шахты ведется в соответствии с федеральными и областными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области, Уставом муниципального образования «Город Шахты», решением городской Думы города Шахты от 28.02.2008г. №425 «Об утверждении положения о муниципальной службе в городе Шахты».
3.2.Поступление гражданина на муниципальную службу или замещение муниципальным служащим Администрации города Шахты иной должности муниципальной службы в Администрации города Шахты осуществляется в порядке, установленном федеральным и областным законодательством.
3.3.С работниками, замещающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям и должностям муниципальной службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности Администрации города Шахты, трудовые договоры заключаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.  
Включение гражданина в кадровый резерв муниципальной службы города Шахты осуществляется на конкурсной основе. Организацию работы по формированию кадрового резерва муниципальной службы города Шахты осуществляет кадровая служба.
3.4.При замещении должности муниципальной службы в Администрации города Шахты, за исключением должности главы Администрации города Шахты, заключению трудового договора может предшествовать конкурс, в ходе которого осуществляется оценка профессионального уровня претендентов на замещение соответствующей должности, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности муниципальной службы.
Проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной   службы в Администрации города Шахты (далее - конкурс) осуществляет конкурсная комиссия.
3.5.Порядок проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы, устанавливается решением городской Думы города Шахты.
3.6.Глава Администрации города Шахты заключает трудовой договор и назначает на должность муниципальной службы одного из кандидатов, отобранных конкурсной комиссией по результатам конкурса.
3.7.Предложения по назначению без проведения конкурса на должности муниципальной службы, за исключением должности главы Администрации города Шахты, готовятся заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, курирующими соответствующее структурное подразделение или орган Администрации, и направляются в кадровую службу.
Кадровая служба в соответствии с федеральным и областным законодательством проводит проверку достоверности представляемых кандидатами на замещение вакантной должности персональных данных и иных сведений, а также проводит изучение профессиональных, деловых и личных качеств кандидатов.
Кандидаты на замещение вакантной должности заместителя главы Администрации города Шахты проходят собеседование с главой Администрации города Шахты.
Кандидаты на замещение вакантных должностей руководителей структурных подразделений Администрации города Шахты, руководителей органов Администрации города Шахты проходят собеседование с заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее подразделение, начальником кадровой службы, главой Администрации города Шахты.
Кандидаты на замещение иных вакантных должностей в Администрации города Шахты проходят собеседования с руководителем соответствующего структурного подразделения  Администрации города Шахты, с заместителем главы Администрации, курирующим данное подразделение, начальником кадровой службы.
Документы кандидатов успешно прошедших собеседование, одновременно с проектом распоряжения Администрации города Шахты о назначении кандидата на вакантную должность и проектом трудового договора вносятся начальником кадровой службы главе Администрации города Шахты для рассмотрения и подписания.
3.8.На каждого муниципального служащего кадровой службой Администрации города Шахты заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.
3.9.Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.   
3.10.Кадровая служба осуществляет организацию работы по сбору, хранению и проверке достоверности сведений о доходах, расходах об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
3.11.Персональные данные муниципального служащего подлежат обработке (получение, хранение, комбинирование, передача и иное использование) в соответствии с трудовым законодательством.
3.12.В целях определения соответствия замещаемой должности муниципальной службы проводится аттестация муниципального служащего города Шахты.
Положение о проведении аттестации муниципальных служащих города Шахты утверждается решением городской Думы города Шахты в соответствии с типовым положением о проведении аттестации муниципальных служащих, утвержденным Областным законом от 09.10.2007 №786-ЗС «О муниципальной службе в Ростовской области».
3.13.За добросовестное выполнение работником Администрации города Шахты должностных обязанностей, продолжительную и безупречную муниципальную службу, выполнение заданий особой важности и сложности предусматриваются следующие виды поощрений:
поощрение благодарственным письмом;
объявление благодарности;
награждение почетной грамотой Администрации города Шахты с выплатой единовременного денежного вознаграждения;
другие поощрения в соответствии с федеральными законами.
3.14.Предложения о поощрении главы Администрации города Шахты вносятся городской Думой города Шахты.        
Предложения о поощрении иного работника Администрации города Шахты готовят заместители главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, курирующие соответствующие подразделения, руководители структурных подразделений Администрации города Шахты.  
3.15.Решение о поощрении главы Администрации города Шахты принимается председателем городской Думы – главой города Шахты в порядке, определяемом Областным законом от 09.10.2007 №786-ЗС «О муниципальной службе в Ростовской области».
Решение о поощрении работника Администрации города Шахты принимается главой Администрации города Шахты и оформляется распоряжением Администрации города Шахты. Подготовку распоряжения о поощрении работников Администрации города Шахты осуществляет кадровая служба. В распоряжении указываются фамилия, имя, отчество и должность поощряемого, основания и вид применяемого поощрения. В случае применения поощрения, предусматривающего выплату единовременного денежного вознаграждения, также указывается его размер.
3.16.Вручение поощрений производится главой Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты по поручению главы Администрации города Шахты в торжественной обстановке.
3.17.Запись о поощрении вносится в трудовую книжку и личное дело поощряемого.
3.18.За совершение дисциплинарного проступка – неисполнение или ненадлежащие исполнение работником Администрации города Шахты по его вине возложенных на него служебных обязанностей – глава Администрации города Шахты, по предложениям заместителей главы Администрации города Шахты, курирующих соответствующее подразделение, имеет право применить установленные федеральным законодательством дисциплинарные взыскания.
Порядок применения и снятия дисциплинарных взысканий определяется трудовым законодательством.          
3.19.При увольнении работник Администрации заполняет обходной лист (приложение №2 к настоящему Регламенту) и предъявляет его в отдел бухгалтерского учета для получения расчета по заработной плате.
После произведенного расчета обходной лист передается в кадровую службу и приобщается к личному делу уволенного работника.

4.Предоставление сведений о доходах муниципальных служащих,
имуществе и обязательствах имущественного характера

4.1.В соответствии Федеральным законом от 25.12.2008 №273-ФЗ «О противодействии коррупции», Указа Президента Российской Федерации от 18.05.2009 №557 «Об утверждении перечня должностей федеральной государственной службы, при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей», постановлением Администрации города Шахты от 04.02.2016г. №509 «О представлении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера» утвержден Порядок представления гражданами, претендующими на замещение муниципальных должностей, должностей муниципальной  службы города Шахты, а также лицами, замещающими указанные должности, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
4.2.В соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 №273-ФЗ «О противодействии коррупции», Указом Президента Российской Федерации от 18.05.2009 №557 «Об утверждении перечня должностей федеральной государственной службы, при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей», нормативно-правовым актом Администрации города Шахты утверждается перечень должностей муниципальной службы, при замещении которых, лица  обязаны представлять сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.
    4.3.Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сдаются в кадровую службу не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным периодом и хранятся в личном деле муниципального служащего.
 
5.Меры по противодействию коррупции
и урегулированию конфликта интересов
    
5.1.С целью осуществления мероприятий по противодействию коррупции и урегулированию конфликта интересов в Администрации города Шахты и в соответствии с действующим законодательством, правовыми актами Администрации города Шахты созданы следующие комиссии:
1)комиссия по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих Администрации города Шахты и урегулированию конфликта интересов.
Комиссия рассматривает вопросы, связанные с соблюдением требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов в отношении муниципальных служащих, замещающих должности муниципальный службы в Администрации города Шахты.
2)комиссия по координации работы по противодействию коррупции, возглавляемая главой Администрации города Шахты, основной задачей комиссии является содействие Администрации города в противодействии коррупции, во избежание причинения вреда законным интересам граждан, организаций, общества, муниципального образования.
Комиссия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органом Ростовской области по профилактике коррупционных и иных правонарушений.
5.2.В Администрации города Шахты создана рабочая группа по проведению антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Администрации города Шахты.

6.Служебные удостоверения Администрации города Шахты

6.1.Служебное удостоверение Администрации города Шахты (далее - служебное удостоверение) является документом, удостоверяющим личность и должностное положение работников Администрации города Шахты.  
6.2.Оформление служебных удостоверений осуществляет кадровая служба.
6.3.Служебное удостоверение оформляется заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, руководителям структурных подразделений Администрации, работникам Администрации города Шахты - за подписью главы Администрации города Шахты на основании распоряжения Администрации города Шахты о назначении на должность.
6.4.Служебное удостоверение оформляется на период замещения муниципальным служащим должности муниципальной службы, остальным работникам на период работы.
6.5.Служебное удостоверение содержит следующие реквизиты и сведения об их владельцах:
герб города Шахты;
надпись: Российская Федерация, Ростовская область, Администрация г.Шахты;
цветную фотографию владельца удостоверения размером 3x4 сантиметра, заверенную гербовой печатью Администрации города Шахты для удостоверений;
дату выдачи удостоверения;
срок действия удостоверения;
регистрационный номер удостоверения;
фамилию, имя, отчество владельца удостоверения;
полное наименование должности и места работы владельца удостоверения;
подпись главы Администрации города Шахты и расшифровку подписи, заверенные печатью Администрации города Шахты для удостоверений.
6.6.Бланки служебных удостоверений являются документами строгого учета.
6.7.Служебное удостоверение возвращается в кадровую службу в случае увольнения его владельца или замены служебного удостоверения.
6.8.Учет и регистрация выдачи служебных удостоверений осуществляется кадровой службой в специальном журнале.
6.9.В случае утраты служебного удостоверения лицо, утратившее его, принимает меры по розыску и безотлагательно сообщает об этом в кадровую службу.
6.10.Если утраченное служебное удостоверение не будет обнаружено в течение одного месяца, лицо, утратившее его, за счет собственных средств размещает в  средствах массовой информации объявление о том, что удостоверение считается недействительным.
6.11.В отношении лица, утратившего служебное удостоверение, кадровая служба совместно с отделом антикоррупционной работы, взаимодействия с федеральными  структурами и казачеством проводят служебное расследование. По результатам служебного расследования выдается новое служебное удостоверение.

7.Планирование работы

7.1.Деятельность Администрации города Шахты осуществляется в соответствии с утвержденными планами работы Администрации города Шахты на год, квартал, месяц и неделю, обеспечивающими выполнение годового плана.
С целью оптимизации работы Администрации города Шахты, для оперативного формирования планов и отчетов Администрации города Шахты, введена система формирования электронных файлов папки «Планирования деятельности Администрации», размещенной в общедоступной локальной сети Server.
7.2.Руководители структурных подразделений Администрации города Шахты назначают ответственных исполнителей за своевременное и качественное формирования папки «Планирование деятельности Администрации», размещенной в локальной сети \Server\Разное\Планирование деятельности Администрации\.
Кандидатуры ответственных исполнителей предоставляются в общий отдел Администрации и отдел информационных систем и технологий Администрации. В случае кадровых изменений, обновленные списки ответственных исполнителей оперативно предоставляются в общий отдел Администрации и отдел информационных систем и технологий Администрации.  
7.3.Ответственные исполнители обеспечивают своевременное и качественное формирование файлов папки «Планирование деятельности Администрации», не более десяти пунктов от одного структурного подразделения:
ежеквартальные планы - не позднее 10 числа второго месяца текущего квартала;
годовые планы - до 1 декабря текущего года;
ежеквартальные отчеты до 10 числа первого месяца следующего за кварталом;
годовые отчеты – не позднее 1 февраля следующего года.
7.4.Отдел информационных систем и технологий Администрации обеспечивает разграничение доступа чтение/изменение к файлам папки «Планирование деятельности Администрации» ответственным исполнителям, согласно предоставленным спискам.
7.5.Руководители структурных подразделений Администрации до 20-го числа текущего месяца составляют ежемесячные планы мероприятий для использования в текущей работе, которые хранятся в структурном подразделении Администрации.
7.6.План мероприятий Администрации города Шахты на очередную неделю (далее – еженедельный план) размещенный в локальной сети Server/Разное/Еженедельные планы формируется ответственными специалистами приемных заместителей главы Администрации каждую среду до 18 часов.
В еженедельном плане в обязательном порядке указываются мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары, визиты, торжественные и праздничные мероприятия), дата, место и время их проведения. Также отражаются командировки заместителей главы Администрации за пределы города, приемы граждан, участие в заседаниях городской Думы города Шахты, комитетах городской Думы города Шахты.
7.7.Сформированный еженедельный план каждый четверг передается по факсу/электронной почте в Правительство Ростовской области. В понедельник план размещается в общедоступной локальной сети Server ответственным специалистом общего отдела.
7.8.В Администрации города установлены основные мероприятия Администрации города Шахты:
7.8.1.Понедельник:
проведение планерных совещаний заместителями главы Администрации с руководителями подведомственных структурных подразделений, в том числе участие в оперативных совещаниях Губернатора Ростовской области в режиме видеоконференции (1-й понедельник месяца).
7.8.2.Вторник:
проведение планерных совещаний главы Администрации города Шахты (2-й и 4-й вторник месяца) с участием заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений; проведение совещаний ведомственного характера.
7.8.3.Среда:
проведение заседаний комиссий, координационных и совещательных органов, Коллегии Администрации.
7.8.4.Четверг:
проведение выездных совещаний, информационных групп, объездов территории города, решение вопросов неоперативного характера, требующих выезда на место. Проведение приема граждан главой Администрации города Шахты (3-й четверг месяца).
7.8.5.Пятница:
проведение приемов граждан, участие в мероприятиях, посвященных праздничным и памятным датам.      
7.8.6.Ежедневно осуществляются встречи главы Администрации города Шахты с заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации в соответствии с планом работы Администрации города на неделю.  
7.9.Контроль за планированием работы в Администрации города Шахты осуществляет руководитель аппарата Администрации.

8.Подготовка и выпуск правовых актов
Администрации города Шахты

8.1.Глава Администрации города Шахты в пределах своих полномочий, установленных федеральными и областными законами, Уставом муниципального образования «Город Шахты», решениями городской Думы города Шахты, издает постановления Администрации города Шахты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными и областными законами, а также распоряжения Администрации города Шахты по вопросам организации работы Администрации города Шахты.
8.2.Подготовка проектов постановлений и распоряжений Администрации города Шахты (далее – правовые акты) и организация работы с ними возлагается на исполнителей.
8.3.Порядок и требования к оформлению правовых актов определяется инструкцией по делопроизводству в Администрации города Шахты, утверждаемой распоряжением Администрации города Шахты (далее - инструкция по делопроизводству).
Изменения и дополнения в правовые акты вносятся аналогичными правовыми актами.
Первый заместитель главы Администрации, заместители главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, руководители структурных подразделений Администрации, руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации несут персональную ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в действующие правовые акты, а также признание их утратившими силу (их отмену).
Ответственность за ежегодную инвентаризацию правовых актов в целях соответствия действующему законодательству, возлагается на структурные подразделения и органы Администрации.  
8.4.Проекты правовых актов могут вноситься председателем городской Думы – главой города Шахты, депутатами городской Думы города Шахты, главой Администрации города Шахты, иными должностными лицами Администрации города Шахты, органами государственной власти Ростовской области, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан, муниципальными учреждениями и предприятиями.
8.5.При внесении проекта правового акта субъектами правотворческой инициативы, указанными в пункте 8.4. настоящего Регламента, за исключением главы Администрации города Шахты, иных должностных лиц Администрации, представляются:
1)текст проекта с указанием на титульном листе субъекта правотворческой инициативы, внесшего проект;
2)пояснительная записка к проекту, содержащая предмет правового регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости принятия предлагаемого проекта;
3)перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного правового акта;
4)финансово-экономическое обоснование;
5)иные документы и материалы, предусмотренные действующим законодательством, муниципальными правовыми актами.
Реализация правотворческой инициативы граждан осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 26 Федерального закона от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», принятым в соответствии с ним решением городской Думы города Шахты.
8.6.Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам, иным нормативным правовым актам Российской Федерации и Ростовской области, Уставу муниципального образования «Город Шахты», иным муниципальным правовым актам;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость издания правовых актов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на должностных лиц Администрации города Шахты. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в том числе: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания.
8.7.Подготовка правовых актов, вносимых по инициативе главы Администрации города Шахты, иных должностных лиц Администрации города Шахты, осуществляется на основании:
письменных или устных поручений главы Администрации города Шахты. Письменное поручение оформляется резолюцией главы Администрации города Шахты на письме с просьбой о подготовке соответствующего правового акта или резолюцией на других документах. Устное поручение – запиской ответственного должностного лица о том, что имеется соответствующее поручение;
поручений, определенных ранее принятыми правовыми актами;
поручений в соответствии с протоколами совещаний главы Администрации города Шахты.
8.8.В соответствии с поручением на подготовку правового акта первый заместитель главы Администрации, заместитель главы Администрации, руководитель аппарата Администрации определяет исполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.
8.9.Срок подготовки проектов, вносимых по инициативе главы Администрации города Шахты, иных должностных лиц Администрации города Шахты, от поручения до передачи на подпись главе Администрации города Шахты устанавливается до 30 календарных дней, а срочных – до 5 рабочих дней. Для проектов, вносимых иными субъектами правотворческой инициативы, устанавливаются аналогичные сроки и исчисляются со дня поступления проекта главе Администрации города Шахты.
При необходимости назначение исполнителей, установление сроков исполнения и списка визирующих оформляются на специальном бланке, который приобщается к материалам по подготовке правовых актов.
Ответственность за качество, своевременность подготовки, согласование и визирование проектов документов заинтересованными должностными лицами несет исполнитель.
Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он должен быть направлен на повторное визирование. Ответственность возлагается на исполнителей. Не требуется повторного визирования, если в проект внесены редакционные правки, не изменившие сути правового акта.
При подготовке проектов правовых актов об утверждении составов рабочих групп (комиссий) допускается согласование с членами этих групп (комиссий) в устной или письменной форме с соответствующей отметкой в листе согласования.
8.10.Общим отделом Администрации (далее - общий отдел) выполняется предварительная подготовка, регистрация, учет и выпуск правовых актов Администрации города Шахты.
8.11.Кадровой службой выполняется подготовка, регистрация, учет и выпуск распоряжений Администрации города Шахты по кадровым вопросам, в том числе:
основная деятельность (индекс «о/д»);
личный состав (индекс «л/с»);
кадры (индекс «к»);
поощрения (индекс «п»)».
8.12.В соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, областными законами, Уставом Ростовской области, главой 6 Устава муниципального образования «Город Шахты», глава Администрации города Шахты издает муниципальные правовые акты, которые  подлежат обязательному документационному оформлению.
8.13.Постановления Администрации города Шахты издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации.
Распоряжения Администрации города Шахты издаются по вопросам организации работы исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления.
Ответственность за своевременное внесение изменений в действующие постановления и распоряжения Администрации города Шахты, а также их отмену (признание утратившими силу) возлагается на заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Шахты.
8.14.Правовые акты относятся к официальным документам и оформляются на бланках установленного образца утвержденными инструкцией по делопроизводству Администрации города Шахты. Правовые акты, содержащие информацию, о государственной тайне, доступ к которой ограничен, выпускаются с соответствующим грифом секретности отделом по мобилизационной работе.
Распоряжения Администрации города Шахты о проведении проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя в целях осуществления муниципального земельного контроля оформляются по типовой форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 №141.
8.15.Процесс подготовки правовых актов состоит из следующих административных процедур:
подготовка проекта правового акта;
согласование и визирование проекта правового акта;
подписание и выпуск правового акта.
8.15.1.Проекты правовых актов:
должны соответствовать действующему законодательству;
быть отредактированы, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность его двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения;
учитывать ранее принятые муниципальные правовые акты по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;
соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка подписи, должность, дата подписания).
К проектам правовых актов прилагается оформленный в соответствии с требованиями делопроизводства пакет документов, в полной мере обосновывающий фактическую необходимость и отражающий правовые основания принятия документа.
При обнаружении несоответствия проекта правового акта действующему законодательству, несоблюдения юридической техники при его оформлении либо наличия ошибок, а также отсутствия документов, подтверждающих необходимость издания представленного для согласования правового акта, и иных правоустанавливающих документов, а равно отсутствия правовых актов, на которые указана ссылка в проекте издаваемого правового акта – указанный проект подлежит возврату исполнителю для устранения замечаний.    
Если при подготовке правового акта выявлена необходимость внесения существенных изменений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, с целью их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, сохраняющие свою силу.
Если принимаемые акты отменяют действие ранее принятых (полностью либо в части), постановляющая часть проекта должна содержать указание об отмене или признании их утратившими силу. Ранее принятые правовые акты, признаваемые отмененными или утратившими силу либо в которые предусматривается внесение изменений, прилагаются к проекту.
Последний лист каждого приложения подписывается заместителем главы Администрации, по курируемому направлению, руководителем аппарата Администрации; либо руководителем структурного подразделения, находящимся в прямом подчинении у главы Администрации города Шахты.
Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов возлагается на лиц, инициировавших разработку данных документов.
При обнаружении несоответствия правового акта и его электронной версии документы признаются общим отделом не подготовленными к подписанию и выпуску и отправляются на доработку исполнителю.   
8.15.2.На проекте правового акта обязательна виза (согласование) заместителя главы Администрации, руководителя аппарата Администрации в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей органов и подразделений Администрации, которым в документе предусматриваются задания или поручения, правового управления Администрации.
Проекты без визы правового управления Администрации на подпись главе Администрации города Шахты не представляются.
Проекты правовых актов по структуре и штатам аппарата, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Шахты, созданию новых и реорганизации действующих муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений, а также о назначении или увольнении их руководителей без визы кадровой службы на подпись главе Администрации города Шахты не представляются.
Проекты правовых актов о проведении работ, которые могут оказать негативное воздействие на окружающую среду, в том числе связанных со сносом зеленых насаждений при осуществлении градостроительной деятельности, размещением отходов производства и потребления, отводом земельных участков под строительство подземных сооружений и другие, а также содержащие сведения о предполагаемых природоохранных мероприятиях подлежат обязательному согласованию с муниципальным казенным учреждением «Департамент городского хозяйства» г.Шахты.
Проекты правовых актов по вопросам, транспортного обслуживания населения, подлежат обязательному согласованию с муниципальным казенным учреждением «Департамент городского хозяйства» г.Шахты.
Проекты правовых актов о разработке, утверждении и внесении изменений в муниципальные программы, в обязательном порядке требуют согласования (положительного заключения) департамента экономики Администрации.  
Проекты правовых актов об утверждении, внесении изменений в планы реализаций муниципальных программ, в обязательном порядке требуют согласования (положительного заключения) департамента экономики, при этом согласование с Департаментом финансов не проводится.   
Проекты правовых актов, затрагивающие доходную часть местного бюджета, либо приводящие к расходованию бюджетных средств, подлежат обязательному согласованию с Департаментом финансов г.Шахты.
Проекты правовых актов в части, касающейся расходных обязательств муниципального образования, а также муниципальные программы  подлежат финансово-экономической экспертизе, которая проводится Контрольно-счетной палатой города Шахты.
Не подлежат предоставлению в Контрольно-счетную палату города Шахты на финансово-экономическую экспертизу проекты правовых актов о внесении изменений в муниципальные программы, связанные с внесением изменений в бюджет города Шахты.
Инициатор (исполнитель) проекта правового акта, предусматривающего расходные обязательства бюджета города Шахты, после согласования и визирования данного проекта в порядке, установленном пунктами 8.15.2 и 8.15.3. настоящего Регламента, направляет его в Контрольно-счетную палату города Шахты для проведения финансово-экономической экспертизы в следующие сроки:
за 10 дней до дня предоставления проекта правового акта на подписание главе Администрации города Шахты;
за 10 дней до дня предоставления проекта решения в городскую Думу города Шахты.         
8.15.3.Порядок согласования и визирования проектов правовых актов:
8.15.3.1.Организационные вопросы по визированию (согласованию) проектов правовых актов возлагаются на заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Шахты, являющихся инициаторами подготовки правовых актов.
В Администрации города Шахты проводится антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов, которая осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 №273-ФЗ «О противодействии коррупции», Федеральным законом от 17.07.2009 №172-ФЗ «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов», Методикой проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 №96, Постановлением Администрации города Шахты от 27.01.2011г. №292 «Об утверждении положения о порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Администрации города Шахты и их проектов».
Инициатор проекта отвечает за своевременность передачи проекта документа на визирование (согласование) соответствующим руководителям структурных подразделений.
8.15.3.2.На листе согласования визы проставляются в следующем порядке:
руководитель структурного подразделения, органа Администрации, осуществляющего подготовку документа;
руководители структурных подразделений, органов Администрации, которым в документе предусматриваются задания, поручения;  
заместитель главы Администрации - куратор структурного подразделения, органа Администрации, которое вносит проект;
заместитель (заместители) главы Администрации, которому определены поручения (задания);
первый заместитель главы Администрации (в случае, если он курирует соответствующее структурное подразделение, отраслевой (функциональный) орган Администрации, или ему дается поручение);
начальник правового управления.  
8.15.3.3.Проект правового акта, переданный первому заместителю главы Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации на визу рассматривается ими в течении трех рабочих дней каждый.
Виза на проекте и листе согласования правового акта состоит из подписи визирующего с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, даты визирования.
При отсутствии заместителя главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, курирующего данное направление, документы визирует должностное лицо, исполняющее его обязанности.
Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 30 календарных дней, а срочных - до 5 рабочих дней. В необходимых случаях глава Администрации города Шахты может установить и другой конкретный срок. При необходимости глава Администрации города Шахты может продлить срок подготовки правового акта на основании письма заместителя главы Администрации города Шахты, руководителя аппарата Администрации ответственного за подготовку документа.
Окончательный срок визирования (согласования) проектов постановлений (распоряжений) Администрации города не должен превышать 30 календарных дней.
Если по истечении времени, отведенного для визирования, документы не завизированы, то они изымаются и в них делается отметка о времени нахождения у визирующей стороны.
Срок визирования (согласования) проектов постановлений Администрации города по вопросам предоставления муниципальных услуг определяется в соответствии с соответствующими административными регламентами, утвержденными постановлениями Администрации г.Шахты.
8.15.3.4.Правовая экспертиза проектов правовых актов осуществляется специалистами правового управления Администрации.
В правовое управление Администрации проекты правовых актов представляются в окончательном варианте на бумажном носителе с внесенными в текст поправками, изменениями и дополнениями, предложенными лицами, визировавшими текст проекта. На листе согласования должны быть визы всех должностных лиц, определенных для данного проекта, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
В случае, если визирующим лицом вносились замечания или возражения, их текст прилагается к проекту, а на листе согласований лицом, визирующим  документ, делается отметка о том, что замечания учтены, устранены, либо сняты.
Отсутствие необходимых виз, наличие неснятых, неустраненных или неучтенных замечаний, наличие в тексте рукописных правок, зачеркиваний, вставок являются основанием к возврату проекта исполнителю для их доработки.
Правовая экспертиза проектов правовых актов проводится правовым управлением Администрации, в течение пяти рабочих дней с момента поступления проекта. Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в этот срок не входит.
В случае поступления проектов нормативных правовых актов либо правовых актов большого объема, содержащих коллизионные нормы либо относящихся к правоотношениям, недостаточно четко урегулированным федеральным и областным законодательством, требующим дополнительного изучения нормативных правовых актов для правового анализа, срок правовой экспертизы составляет восемь рабочих дней.
Правовая экспертиза проводится правовым управлением Администрации на предмет соответствия проекта правового акта:
действующему федеральному и областному законодательству, подзаконным нормативным правовым актам, регламентирующим данный вопрос;
правовым актам, принятым ранее по данному и смежным вопросам.
Правовой экспертизе в правовом управлении Администрации подлежат проекты решений городской Думы города Шахты, договоры, соглашения, муниципальные контракты, заключаемые Администрацией города Шахты в пределах своей компетенции, подписываемые главой Администрации города Шахты либо должностным лицом, уполномоченным подписывать договоры на основании доверенности. Срок правовой экспертизы составляет пять рабочих дней.
По завершении правовой экспертизы начальник правового управления Администрации визирует проект либо возвращает его исполнителю с заключением о несоответствии действующему законодательству отдельных положений или проекта в целом для внесения соответствующих изменений, устраняющих выявленные противоречия.
Внесение изменений, дополнений или новых положений в текст проекта, завизированного начальником правового управления Администрации, не допускается.
Проекты правовых актов, предусматривающие расходные обязательства бюджета города Шахты после согласования с правовым управлением Администрации, возвращаются исполнителю для направления в Контрольно-счетную палату города Шахты для проведения финансово-экономической экспертизы.    
8.15.3.5.Проекты нормативных правовых актов направляются исполнителем в прокуратуру города Шахты для получения заключения.
При наличии в заключении прокуратуры города Шахты замечаний (предложений) по вопросам, предлагаемым к урегулированию правовым актом, проект поступает в правовое управление Администрации для рассмотрения соответствующих замечаний (предложений) совместно с заинтересованными лицами.
Рассмотрение замечаний (предложений) прокуратуры города Шахты осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства.
Дальнейшее визирование (согласование) проекта правового акта осуществляется в установленном порядке.
Заключение прокуратуры города Шахты прикладывается к пакету документов, направляемых для подписания главе Администрации города Шахты.
8.15.3.6.Разногласия (замечания) по проекту документа снимаются главой Администрации города Шахты или соответствующим заместителем главы Администрации по курируемому направлению.
Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае внесения исправлений непосредственно в тексте проекта документа, каждое из них сопровождается росписью вносящего их должностного лица, за исключением поправок правового управления Администрации.
Отказ от визирования (согласования) проекта не допускается.
8.15.3.7.Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение, содержащие дополнительные поручения), проект подлежит повторному визированию (согласованию). Повторное визирование (согласование) проводится аналогично первичному.
8.15.3.8.Исполнитель проекта правового акта, предусматривающего расходные обязательства бюджета города Шахты, повторно направляет его в правовое управление Администрации вместе с заключением Контрольно-счетной палаты города Шахты о проведении финансово-экономической экспертизы, после чего данный проект с заключением передается в общий отдел Администрации.   
8.15.4. Порядок подписания и выпуска правовых актов:
8.15.4.1.После визирования проект правового акта (проект документа с приложением всех необходимых документов), оформленный в соответствии с пунктом 8.15.2.1., передается исполнителем ежедневно до 13.00 в общий отдел на бумажном носителе и в электроном виде для проведения проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа.
На одном флеш-накопителе должен находиться один файл, состоящий из текста проекта правового акта и приложений. Передаваемые флеш-накопители должны быть проверены исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов.
Ответственность за соответствие текста документа в электронном виде завизированному и согласованному проекту возлагается на исполнителя.
Перед обработкой проекта правового акта общим отделом, проект направляется руководителю аппарата Администрации для проведения лингвистической экспертизы. Срок проведения экспертизы составляет один день.
Правовые акты объемом до десяти листов оформляются общим отделом Администрации на бланках в течение трех рабочих дней, следующего за днем передачи из правового управления Администрации, объемом более десяти листов – в течении пяти рабочих дней, следующих за днем передачи из правового управления Администрации, в порядке очередности.   
Оформленный на бланке проект с пакетом документов передается общим отделом на подпись руководителю аппарата Администрации для подписания приложений, срок подписания руководителем аппарата Администрации составляет один день, а затем на подпись главе Администрации города Шахты.
Общим отделом сведения об инициаторе внесения проекта переносятся отдельной строкой в подлинник постановления (распоряжения) и располагаются ниже подписи главы Администрации города Шахты.
Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:
отсутствия необходимых согласований или визирований;
отсутствия электронной версии проекта или подготовки ее с нарушением вышеуказанных требований;
отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля за исполнением;
наличия неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа;
наличия стилистических и (или) орфографических ошибок;
оформления проекта не в соответствии с утвержденными нормами.
8.15.4.2.В отсутствие главы Администрации города Шахты (отпуск, командировка) правовые акты подписываются первым заместителем главы Администрации или заместителем, исполняющим обязанности главы Администрации города Шахты.
8.15.4.3.Подписанные правовые акты вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки передаются в общий отдел Администрации для регистрации и выпуска. Правовые акты вступают в силу с даты их регистрации, если иное не определено в подписанном документе.
Пакеты документов, прилагаемые к проектам правовых актов, возвращаются исполнителю.
Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию.
8.15.4.4.Регистрация правовых актов производится по каждому виду документа отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года с использованием системы межведомственного документооборота и делопроизводства «Дело», за исключением правовых актов по кадровым вопросам. Основанием для начала новой нумерации является вступление в должность главы Администрации города Шахты.
Подпись главы Администрации города Шахты заверяется круглой печатью Администрации.
8.15.4.5.Организационную работу по подписанию документов проводят начальник и специалисты общего отдела.
8.15.5.Порядок рассылки, выдачи и хранения правовых актов:
8.15.5.1.Правовые акты издаются на бланках установленного образца с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваиваемой общим отделом, за исключением правовых актов по кадровым вопросам.
Экземпляры для предоставления в Шахтинский отдел Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Ростовской области заверяются круглой печатью и штампом «Верно».
8.15.5.2.Рассылка правовых актов с использованием системы межведомственного документооборота и делопроизводства «Дело» осуществляется общим отделом в соответствии с листом (списком) рассылки, которую определяет исполнитель.
Рассылка правовых актов в бумажном виде осуществляется делопроизводителем общего отдела согласно списку рассылки в течение трех рабочих дней с момента передачи в рассылку.
Передача копий постановлений Администрации города Шахты в Шахтинский отдел Управления Росреестра по Ростовской области осуществляется сектором нормативных документов общего отдела Администрации с сопроводительным письмом по реестру приема-передачи документов в течении 5 рабочих дней со дня выхода постановления.
8.15.5.3.Передача копий правовых актов представителям средств массовой информации осуществляется управлением информационной политики и общественных отношений Администрации.
Копии правовых актов направляются для размещения в информационно-правовых системах «Консультант плюс» и «Гарант» специалистом отдела информационных систем и технологий Администрации.
8.15.5.4.Замена или возврат ранее разосланных документов, в случае необходимости, производится по указанию начальника общего отдела.
8.15.5.5.Запрещается выносить подписанные подлинники правовых актов за пределы кабинета №116 по ул.Советская, д.158.
8.15.5.6.Снятие копий с документов по заявкам организаций и граждан осуществляется по разрешению начальника общего отдела с учетом требований Федерального закона от 27.07.2006 №152 «О персональных данных», постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
8.15.5.7.Подлинники подписанных документов в течение пяти лет хранятся в Администрации города Шахты (кабинет №116), а затем сдаются в Государственное казенное учреждение «Центр хранения архивных документов в г.Шахты Ростовской области» (далее - архив).
Для ознакомления подлинники могут быть представлены сотрудникам Администрации города Шахты, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области, городской Думы города Шахты по их требованию, другим лицам по согласованию с руководителем аппарата Администрации.

9.Порядок работы и подготовки документов на заседания
Коллегии Администрации города Шахты
 
9.1.Для рассмотрения наиболее важных вопросов, отнесенных к компетенции главы Администрации города Шахты, в целях выработки совместно согласованных решений образуется коллегиальный орган Администрации города Шахты - Коллегия Администрации города Шахты (далее – Коллегия), которая действует в пределах срока полномочий главы Администрации города Шахты.
9.2.Коллегия руководствуется в своей работе Положением о Коллегии, утвержденным распоряжением Администрации города Шахты.
9.3.Председателем Коллегии является глава Администрации города Шахты, заместителем председателя Коллегии - первый заместитель главы Администрации.
9.4.Обеспечение деятельности Коллегии возлагается на секретаря Коллегии.
9.5.Заседания Коллегии проводятся в соответствии с утвержденным планом.
9.6.По решению главы Администрации города Шахты может быть:
созвано внеочередное заседание Коллегии;
перенесен срок проведения очередного заседания Коллегии.
9.7.Персональный состав Коллегии утверждается распоряжением Администрации города Шахты. При необходимости, вопросы об изменении состава Коллегии вносятся в повестку очередного заседания по мере кадровых изменений и оформляются соответствующим решением.
9.8.Решения Коллегии носят рекомендательный характер.

10.Организация работы с протестами и представлениями
прокурора города Шахты

10.1.Протесты, представления и требования прокурора города Шахты, регистрируются и передаются общим отделом главе Администрации города Шахты для рассмотрения.
10.2.Правовую защиту правовых актов, изданных Администрацией города Шахты, которые в установленном действующим законодательством порядке оспариваются органами государственной власти, прокуратурой, иными органами или гражданами в судебном порядке, осуществляет правовое управление Администрации в рамках своей компетенции.  
Правовой акт по корректировке таких документов готовится в соответствии с данным Регламентом работы.
10.3.Доверенности на представление интересов Администрации города Шахты в судах специалистам Администрации города выдает глава Администрации города Шахты.

11.Порядок подготовки, заключения,
организации выполнения, прекращения действия и хранения
договоров и соглашений с участием Администрации города Шахты

11.1.Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием Администрации города Шахты определяется настоящим Регламентом.
11.2.Инициатива заключения договоров и соглашений может исходить от органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных государств, российских и зарубежных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.  
11.3.Основанием для подготовки проектов договоров, соглашений и  организации подписания представленных документов второй стороной является резолюция главы Администрации города Шахты на письме с предложением-обоснованием о заключении договора, соглашения.
Срок подготовки определяется поручением главы Администрации города Шахты. Если срок не указан, то проект согласовывается в течение 30 дней.
11.4.Глава Администрации города Шахты определяет на основании доверенности должностное лицо, уполномоченное подписать договор, соглашение.
11.5.Подготовку, согласование (визирование) и организацию подписания проводит заместитель главы Администрации, вносящий предложение о заключении договора (соглашения).
11.6.Состав визирующих и порядок согласования определяет лицо, выступившее инициатором подписания соглашения, договора.
В числе визирующих в обязательном порядке предусматриваются:
заместитель главы Администрации - инициатор (куратор);
начальник правового управления Администрации (визирует все проекты, стороной которых является Администрация города Шахты).
11.7.Визы располагаются на последнем листе текста проекта договора (оферты либо акцепты), соглашения. Возможен также сбор виз на листе согласования, который изготавливает исполнитель к каждому конкретному проекту соглашения, договору.
11.8.Завизированный проект документа вместе с поручением главы Администрации города Шахты и оформленными экземплярами соглашения передается исполнителем в правовое управление Администрации для проведения юридической экспертизы. Срок проведения юридической экспертизы договоров, соглашений составляет пять рабочих дней.
Количество экземпляров соглашений, договоров определяется по числу подписывающих сторон без учета завизированного проекта.
11.9.Ответственность за организацию процедуры подписания договора, соглашения несет заместитель главы Администрации, которому поручено готовить документ.
11.10.Договоры и соглашения об осуществлении международных и внешнеэкономических связей с субъектами иностранных государств подлежат предварительному согласованию с заместителем главы Администрации, курирующим вопросы экономики.
11.11.Договоры, соглашения хранятся у заинтересованных сторон.

12.Организация работы со служебными документами

12.1.Ведение делопроизводства в Администрации города Шахты осуществляется в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по делопроизводству Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству Администрации города Шахты.
В структурных подразделениях Администрации города Шахты делопроизводство ведут лица, назначенные ответственными за эту работу.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники структурных  подразделений Администрации города Шахты обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, контроле документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Администрации города Шахты.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним в общем отделе документы.
В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения.
12.2.Документооборот в Администрации города Шахты осуществляется в электронном виде по системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Порядок работы по ведению информационного обмена в Администрации города Шахты утвержден Положением о межведомственном электронном документообороте и делопроизводстве «Дело» в Администрации города Шахты (далее – система «Дело»).
Документы, регистрируемые и отправляемые по системе «Дело» подписанные электронной подписью (далее ЭП), являются электронными документами и хранятся в системе «Дело». При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе. Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными и (или) областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Участники электронного взаимодействия обязаны: обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия. Передача полномочий по использованию ЭП осуществляется по доверенности.
Корреспонденция, полученная из Правительства Ростовской области, если она не адресована конкретному лицу и не является обращением граждан, в тот же день направляется для рассмотрения главе Администрации города Шахты, первому заместителю главы Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.
Межведомственные запросы, адресованные главе Администрации города Шахты, направляются напрямую в структурные подразделения Администрации города, либо отраслевые (функциональные) органы по компетенции запроса.
12.3.Документы, поступившие в Администрацию города Шахты, принимаются и регистрируются общим отделом.
Заказная корреспонденция, полученная от физических лиц, учитывается в журнале рассылки и передается под роспись в отдел обращения граждан Администрации.
Судебные повестки с приложенными исковыми заявлениями и копиями документов, полученные специалистами правового управления в канцелярии Шахтинского городского суда, вносятся начальником правового управления в электронную базу данных судебных дел правового управления и распределяются специалистам в работу.  
12.4.Специалист общего отдела Администрации после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.
12.5.Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.
12.6.Направленные в Администрацию города Шахты по почте, телеграфу, факсимильной связи, электронной почте письменные обращения граждан, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов городской Думы, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются общим отделом Администрации количественно и передаются для регистрации в отдел обращения граждан Администрации.
12.7.На входящих документах в нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, входящий номер документа.
Документы, адресованные комитетам, департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры Администрации города, не регистрируются и передаются по назначению.
12.8.В случае если документ, по мнению исполнителя, направлен не по принадлежности, документ немедленно возвращается в общий отдел Администрации, с указанием заместителя главы Администрации, либо структурного подразделения Администрации (по возможности) в компетенции которого, находится исполнение данного документа.
12.9.Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль в общем отделе Администрации. В случае, когда в резолюции не указан срок исполнения, начальник общего отдела устанавливает срок контроля (от 10 дней до 1 месяца). На межведомственные запросы о предоставлении сведений, в рамках оказания государственных и муниципальных услуг устанавливается срок исполнения 5 рабочих дней.
12.10.Входящие документы, поступающие от структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Шахты, должностных лиц Администрации, муниципальных учреждений и предприятий подлежат рассмотрению в течение 10 рабочих дней. В случае, если в запросе, обращении устанавливается более короткий срок для ответа, необходимо обосновать срочность документа с приложением подтверждающих документов.    
12.11.Исходящим документам, направляемым по системе «Дело» присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с Классификатором участников межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело», утвержденным Положением о межведомственном электронном документообороте и делопроизводстве «Дело» в Администрации города Шахты.
12.12.Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в общий отдел  Администрации для отправки или доставляются адресатам самостоятельно. При этом к письму и телеграмме прилагается полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - его номер и дата. Корреспонденция, в том числе и заказные письма, поступившие в общий отдел Администрации для отправки после 14 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.   
12.13.Общий отдел Администрации осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов, анализирует состояние работы по документообороту.  
12.14.Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 №3-1, ведется отделом по мобилизационной работе Администрации в помещении, оборудованном соответствующим образом.
Работа с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования» ведется отделом по мобилизационной работе Администрации. Получение писем из общего отдела, с грифом «Для служебного пользования» производится специалистами отдела по мобилизационной работе Администрации под роспись с последующей регистрацией их в журнале учета входящих документов отдел по мобилизационной работе Администрации.  
Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.
12.15.Законченные делопроизводством дела хранятся в течение срока, указанного в номенклатуре дел Администрации города, после чего передаются в архив, либо уничтожаются в установленном порядке.
12.16.Отправка служебной корреспонденции по электронной почте осуществляется только через официальные электронные ящики. Недопустимо использование электронных ящиков зарегистрированных на бесплатных почтовых сервисах, в том числе на зарубежных.


13.Требования к оформлению документов,
представляемых на рассмотрение главе Администрации города Шахты

13.1.Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице (в исключительных случаях на двух) печатного текста шрифтом №14.
13.2.Содержание документа должно быть предельно ясным.
13.3.На вопросы в поручениях главы Администрации города Шахты должны быть прямые ответы.
13.4.Документы с ответами на поручения главы Администрации города Шахты должны содержать:
первичный документ;
резолюцию главы Администрации города Шахты;
ответ исполнителя.
Других документов в подборке быть не должно.
13.5.В случае неясности содержания документа заместитель главы Администрации, курирующий направление, поясняет его самостоятельно.
13.6.В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
13.7.Просроченные документы рассматриваются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.
13.8.В случае утери документа с резолюцией главы Администрации города Шахты ответственность несет исполнитель, согласно должностной инструкции.
13.9.Рассматриваются только письма по жизненно важным и особо значимым для города вопросам.
13.10.Отдельные документы (объемом более 2-х страниц), за исключением справочных материалов, рассматриваются по согласованию с руководителем аппарата Администрации.
13.11.Исходящие письма за подписью главы Администрации города Шахты на имя Губернатора Ростовской области необходимо подготавливать в следующем порядке:
текст письма готовит исполнитель – специалист структурного подразделения (далее – СП), назначенный руководителем СП. Руководитель СП несет ответственность за смысловое содержание текста, соответствие письма официально-деловому стилю и правилам русского языка;
    руководитель СП направляется письмо на подпись главе Администрации города Шахты.    
Должность Губернатора Ростовской области печатается в две строки через 1 межстрочный интервал, инициалы и фамилия через 2 межстрочных интервала. Реквизит центрируется по отношению к самой длиной строке.


14.Порядок рассмотрения письменных обращений
и организация личного приема граждан

14.1.Администрация города Шахты рассматривает по вопросам своей компетенции индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее – обращения граждан), поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.
14.2.Рассмотрение обращений граждан в Администрации города Шахты осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Областным законом от 18.09.2006 №540-ЗС «Об обращениях граждан».
14.3.Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в трехдневный срок с момента их поступления в Администрацию города Шахты и в зависимости от содержания направляются по принадлежности. Регистрация обращений граждан осуществляется отделом обращения граждан Администрации города Шахты.
14.4.Обращения граждан, поступившие в Администрацию города Шахты, могут направляться для рассмотрения и ответа заявителю в подведомственные организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при этом их рассмотрение ставится отделом обращения граждан Администрации города Шахты на контроль.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
14.5.Обращения, поступившие в Администрацию города Шахты по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством.
14.6.Обращения граждан рассматриваются в Администрации города Шахты в течение 30 дней со дня регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения гражданина документов и материалов в другие органы местного самоуправления, государственные органы, и иным должностным лицам, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» административную ответственность, предусмотренную действующим законодательством, несет должностное лицо Администрации города Шахты, а также отраслевых (функциональных) органов указанное в списке исполнителей первым.
14.7.В случае если, ответ на заявление, жалобу, обращение гражданина требует ответа и правового анализа в правовом управлении, которое является ответственным исполнителем, то время для подготовки данного поручения не может быть менее 20 дней с момента регистрации указанного обращения (данные положения не распространяются на случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также случаи, когда ответ на обращение гражданина необходимо подготовить по поручению государственных органов РФ или субъекта РФ).      
14.8.Личный прием граждан осуществляется главой Администрации города Шахты, иными должностными лицами Администрации города Шахты по вопросам, отнесенным к их ведению.
Информирование о местах нахождения и графике работы подразделений, осуществляющих работу с обращениями граждан, об установленных днях для личного приема граждан руководителями Администрации города Шахты осуществляется:
непосредственно в приемной граждан Администрации города Шахты, Муниципальном автономном учреждении «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг г.Шахты» (далее - МАУ «МФЦ г.Шахты»), территориальных отделах Администрации города Шахты, структурных подразделениях, а также в отделе обращения граждан, с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети «Интернет»), публикации в средствах массовой информации.
Место нахождения Администрации города, справочные телефоны:
почтовый адрес – 346500, г.Шахты, ул.Советская, д.158, Администрация города Шахты;
номер факса для направления обращений граждан: 8(8636) 22-20-35;
официальный Интернет-портал Администрации города Шахты – www.shakhty-gorod.ru;
электронный адрес: urn@shakhty-gorod.ru
приемная граждан расположена по адресу: ул.Советская, д.187/189, г.Шахты (1 этаж, комната №1), телефон 8(8636) 26-24-26.
Прием граждан по личным вопросам главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации, заместителями главы Администрации осуществляется по графику.
График ежемесячно составляется начальником отдела обращения граждан, утверждается главой Администрации города Шахты и передается для публикации в средства массовой информации (далее – СМИ) и размещения на информационных стендах приемной граждан, МАУ «МФЦ г.Шахты», территориальных отделов Администрации города Шахты.
Организацию приема граждан, регистрацию устных и письменных обращений, поступивших от граждан во время приема, проводимого главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации, заместителями главы Администрации, осуществляет отдел обращения граждан Администрации.
Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к главе Администрации города Шахты, первому заместителю главы Администрации возлагаются на начальника отдела обращения граждан Администрации, который осуществляет личный прием граждан в следующем порядке:
прием граждан проводит в порядке общей очереди. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди;
по предъявлению  гражданином документа, удостоверяющего личность, осуществляет регистрацию (ФИО, место регистрации, телефон и краткое содержание вопроса) выясняет причины обращений;
консультирует граждан о возможности обращения в Администрацию города Шахты в письменной или устной форме, сообщает время приемов руководителей структурных подразделений Администрации города Шахты (по компетенции вопроса), заместителей главы Администрации или выдает приглашение на личный прием граждан главы Администрации города Шахты, первого заместителя главы Администрации города Шахты в соответствии с графиком приема.
Гражданину может быть отказано в записи на прием по вопросам, не отнесенным к ведению Администрации города Шахты, а также, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных им вопросов, при этом гражданину разъясняется порядок рассмотрения поднимаемых вопросов.
Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием главы Администрации города Шахты, первого заместителя главы Администрации определяется начальником отдела обращения граждан Администрации, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.
Организация личного приема граждан главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации возлагается на сотрудника отдела обращения граждан Администрации. Начальник отдела обращения граждан  Администрации присутствует в комнате приема граждан во время проведения приемов.
Организация приема граждан заместителями главы Администрации возложена на работников приемных заместителей главы Администрации. Регистрация граждан, обратившихся на прием к заместителям главы Администрации, производится за 1 час до начала приема.
Во время личного приема главы Администрации города Шахты, первого заместителя главы Администрации, заместителей главы Администрации (далее - руководителя) гражданин излагает свое обращение устно. Для уточнения содержания вопроса и приобщения к карточке приема гражданин может представить необходимые документы, при принятии которых оформляется расписка о принятии документов.
По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращения гражданина принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.
Обращения заявителей в устной форме подлежат регистрации во время записи заявителя на личный прием путем заполнения карточки личного приема граждан. Регистрация карточки личного приема граждан осуществляется в отделе обращения граждан в соответствии с настоящим Регламентом.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
14.9.Контроль соблюдения установленных сроков по исполнению поручений главы Администрации города Шахты, первого заместителя главы Администрации осуществляют специалисты отдела обращения граждан Администрации.
Итоговое оформление материалов с личного приема граждан для архивного хранения осуществляется сотрудниками отдела обращения граждан в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
14.10.Результатом рассмотрения обращений, поступивших в Администрацию города Шахты, является:
письменный или устный ответ на все поставленные в обращении (в устной форме, в письменной форме или форме электронного документа) вопросы или уведомление о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
отказ в рассмотрении обращения (в устной форме, в письменной форме или форме электронного документа) с изложением причин отказа.
При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
14.11.Отдел обращения граждан Администрации осуществляет анализ работы с обращениями граждан на основании квартального отчета о количестве обращений и вопросов, содержащихся в обращениях граждан, формируемого в системе «Дело», при  необходимости подготавливает предложения, направленные на устранение недостатков.
По запросу вышестоящего органа в соответствии с установленным им сроком направляется аналитическая и статистическая информация о работе с обращениями  граждан.
14.12.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
По просьбе гражданина, при предоставлении им документа, удостоверяющего личность, специалисты, осуществляющие работу с обращениями граждан, обязаны:
выдавать копии направленных в адрес заявителя ответов;
принимать дополнительные документы и материалы для приобщения к делу по его обращению;
изымать и предоставлять по письменному заявлению гражданина документы и материалы, приобщенные им ранее к письму, принятому к рассмотрению;
знакомить гражданина с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
принимать заявление от гражданина о прекращении рассмотрения обращения.
14.13.Работники Администрации города, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным и областным законодательством за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением.
Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
14.14.При утрате исполнителем, сотрудником отдела обращения, должностным лицом письменных обращений, карточек приема граждан, документов, прилагаемых гражданином при подаче обращения, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава Администрации города Шахты.
14.15.Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных материалов по рассмотрению письменных обращений и материалов устного приема граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

 
15.Организация контроля и проверки исполнения документов

15.1.Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие поручения, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.
В Администрации города Шахты контролю подлежат:
областные законы, указы Губернатора Ростовской области, постановления и распоряжения Правительства Ростовской области, поручения Губернатора области, решения Коллегии Правительства области;
постановления и распоряжения Администрации города Шахты, решения Коллегии Администрации города Шахты;
запросы депутатов, письма и обращения граждан.
На контроль могут ставиться и другие документы по решению главы Администрации города Шахты или его заместителей.
15.2.Контроль исполнения правовых актов и других документов осуществляют должностные лица, на которых главой Администрации города Шахты возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.
Если контроль за выполнением документа возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений Администрации, то определение порядка работы, сбор и отчетность за исполнением документов возлагается на должностное лицо, указанное первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.
15.3.Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.
15.3.1.Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления в Администрацию города Шахты.
15.3.2.Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города Шахты. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.
15.3.3.При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения, после чего может быть установлен новый срок исполнения.
15.3.4.Сроки исполнения документов, установленные главой Администрации города Шахты, могут быть изменены только главой Администрации города Шахты.
15.3.5.Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
15.4.Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения на основании резолюции главы Администрации города Шахты, его заместителей.
Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.

16.Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений
Администрации города Шахты

16.1.Контроль исполнения постановлений и распоряжений Администрации города Шахты (далее - правовые акты) осуществляют должностные лица, на которых главой Администрации города Шахты возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа.  
16.2.Заместители главы Администрации или другие должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением документа, определяют в резолюциях меры по организации его исполнения и ответственных должностных лиц в подчиненных структурных подразделениях Администрации города.
Должностные лица, ответственные за контроль правовых актов по направлениям:
обеспечивают передачу документов с резолюцией руководителя на непосредственное исполнение;
осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения правовых актов, своевременным внесением (в соответствии со сроками, указанными в документе, или сроками промежуточного контроля) исполнителями и соисполнителями информации о ходе исполнения документа.
16.3.Общий отдел осуществляет контроль исполнения областных правовых актов путем анализа информации о ходе исполнения документов с использованием системы «Дело».
16.4.При выполнении всех пунктов контрольного документа специалистом общего отдела Администрации документ снимается с контроля.
Снятие документа с контроля не прекращает его действия.
16.5.Если в процессе реализации правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то лицом, ответственным за реализацию данного документа, готовится на имя главы Администрации города Шахты, за подписью осуществляющего контроль заместителя главы Администрации, аргументированное представление о продлении срока исполнения документа, его изменении, приостановлении либо отмене в связи с объективной причиной невозможности его дальнейшего выполнения. О принятом решении информируется общий отдел Администрации.
Продление срока исполнения документа или отдельных его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до истечения срока выполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок, о чем информируется глава Администрации города Шахты и вносятся предложения по мерам наказания виновных.

17.Контроль исполнения поручений Губернатора Ростовской области,
его заместителей, Правительства Ростовской области,
главы Администрации города Шахты
 
17.1.Отдел контроля исполнения поручений Администрации (далее - отдел контроля) осуществляет средствами автоматизированной системы «Дело» контроль исполнения следующих документов:
поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей;
поручений протоколов заседания Правительства Ростовской области;
письменных поручений главы Администрации города Шахты;
устных поручений с планерных совещаний главы Администрации города Шахты;
поручений главы Администрации города Шахты по итогам официальных визитов и рабочих поездок;  
протоколов совещаний под председательством главы Администрации города Шахты;  
поручений главы Администрации города Шахты, данных по итогам прямых эфиров, пресс-конференций, брифингов.
17.2.Отдел контроля осуществляет постановку и снятие с контроля всех поручений, данных главой Администрации города Шахты, а также следит за своевременным исполнением отчётов по поручениям, данным Губернатором Ростовской области, его заместителями и Правительством Ростовской области.
17.3.После исполнения контрольного документа главы Администрации города Шахты ответственный исполнитель прикрепляет в программе «Дело» отчёт об его исполнении. Основанием для снятия поручения с контроля является соответствующая резолюция главы Администрации города Шахты.
17.4.Поручения Губернатора Ростовской области, его заместителей и Правительства Ростовской области снимаются с контроля Контрольным управлением Губернатора Ростовской области, при наличии электронной подписи главы Администрации города Шахты или  его заместителей по соответствующему направлению, а также отчёта об исполнении, прикреплённого к контрольному поручению в программе «Дело».   
17.5.Допускается продление срока исполнения, а также снятие с контроля поручений главы Администрации города Шахты, по согласованию лично с главой Администрации города Шахты. При этом, на бланке резолюции должностного лица, ответственного за исполнение поручения, ставится виза:  «Срок исполнения продлён до (указывается дата) по согласованию с главой Администрации города Шахты» или «Снято с контроля по согласованию с главой Администрации города Шахты», дата и подпись.
В таких случаях ответственное должностное лицо информирует начальника отдела контроля о ходе исполнения поручения.
17.6.Если по объективным причинам исполнение поручения главы Администрации города Шахты в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее двух дней до истечения срока) представляет главе Администрации города Шахты просьбу о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
17.7Устные поручения главы Администрации города Шахты, данные в ходе совещаний или выездных встреч с населением, начальник отдела контроля оформляет протоколом, с указанием содержания поручений, сроков исполнения и ответственных должностных лиц. Поручения протокола не позднее трёх дней направляются по системе «Дело» ответственным исполнителям.
17.8.В случае нарушения срока исполнения поручения главы Администрации города Шахты, ответственное должностное лицо представляет объяснительную записку на имя главы Администрации города Шахты и передаёт её в отдел контроля, не позднее трёх дней от указанного в поручении срока.
17.9.В случае нарушения срока исполнения поручения Губернатора, его заместителей или Правительства Ростовской области, ответственное должностное лицо по программе «Дело» представляет на имя Губернатора Ростовской области объяснительную записку за подписью главы Администрации города Шахты, с указанием причины нарушения срока исполнения поручения, а также меры дисциплинарного воздействия, принятые к ответственным должностным лицам.  

18.Поощрения и поздравления главой Администрации города Шахты

18.1.Для награждения граждан и трудовых коллективов организаций (независимо от форм собственности) за большой вклад в социально-экономическое развитие города Шахты, выдающиеся трудовые достижения, способствующие росту авторитета города Шахты и получившие общественное признание, утверждена система поощрений главы Администрации города Шахты:
Почетная грамота главы Администрации города Шахты с денежным вознаграждением;
Благодарность главы Администрации города Шахты без денежного вознаграждения;
Благодарственное письмо главы Администрации города Шахты без денежного вознаграждения;
Приветственный адрес главы Администрации города Шахты без денежного вознаграждения.
18.2.Порядок представления к поощрениям главой Администрации города Шахты осуществляется в соответствии с Положением о поощрениях главы Администрации города Шахты, утвержденного постановлением Администрации города Шахты.
18.3.По случаю праздников, в том числе  профессиональных, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, юбилейных и знаменательных дат организаций города Шахты, заслуженных деятелей науки, культуры, образования, здравоохранения - жителей города Шахты, других известных лиц, направляются поздравительные телеграммы, поздравительные открытки главы Администрации города Шахты в соответствии с предложениями заместителей главы Администрации.
Предложения формируются за один месяц до даты, с поздравительными текстами и макетами направляются для согласования главе Администрации города Шахты.
18.4.Ежемесячно в срок до 25 числа общий отдел формирует список дней рождений сотрудников Администрации, структурных подразделений, руководителей отраслевых (функциональных) органов, муниципальных организаций, учреждений, предприятий, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области и городской Думы города Шахты, почетных граждан города Шахты и после утверждения главой Администрации города Шахты направляет в их адрес поздравительные открытки главы Администрации города Шахты.
18.5.Заместители главы Администрации вправе принять решение о поощрении сотрудников курируемых структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Благодарностью, Благодарственным письмом, Приветственным адресом за своей подписью. В этом случае, подготовку поощрения организует помощник заместителя главы Администрации.    

19.Порядок официального опубликования муниципальных правовых актов, обнародования (опубликования) информации о деятельности Администрации города Шахты и работы с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации

19.1.Официальное опубликование муниципальных правовых актов осуществляется в соответствии со статьей 46 Устава муниципального образования «Город Шахты», утвержденного решением городской Думы города Шахты от 08.11.2005г. №106 организуется управлением информационной политики и общественных отношений Администрации, кроме случаев особо оговоренных в принимаемых документах.
Муниципальные правовые акты публикуются в печатном средстве массовой информации Муниципальном унитарном предприятии г.Шахты «Редакция газеты «Шахтинские известия» и размещаются на официальном сайте Администрации города Шахты -  www.shakhty-gorod.ru.
19.2.Обнародование (опубликование) информации о деятельности Администрации города Шахты в средствах массовой информации осуществляется управлением информационной политики и общественных отношений Администрации на основании Федерального закона от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
19.3.Управление информационной политики и общественных отношений Администрации проводит ежедневный мониторинг СМИ, и направляет главе Администрации города Шахты информацию о критических публикациях.
Глава Администрации города Шахты направляет заместителю главы Администрации копию критической публикации, в соответствии с распределением обязанностей, для принятия мер и подготовки письменного ответа.
Подготовленная информация направляется в управление информационной политики и общественных отношений Администрации в течении двух рабочих дней.
Управление информационной политики и общественных отношений Администрации обобщает полученные сведения и сообщает средствам массовой информации о принятых мерах.

20.Порядок подготовки и проведения совещаний
в Администрации города Шахты

20.1.Совещания в Администрации города проводятся по мере необходимости.
Порядок организации и проведения совещаний осуществляется в соответствии с Карточкой проведения мероприятий (Приложение №2).
Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний, совещаний в режиме видеоконференций и обслуживание их участников возлагаются на службу эксплуатации зданий Администрации, отдел информационных систем и технологий Администрации.
Регламент проведения совещания не должен превышать 1,5 часов.
Временной интервал между двумя мероприятиями, которые проводятся в одном помещении, должен составлять не менее 1 часа.
20.2.Приглашения, регистрация участников совещаний, проводимых с участием главы Администрации города Шахты, осуществляются общим отделом Администрации совместно с инициатором совещания. Протокольное обеспечение совещаний, проводимых с участием главы Администрации города Шахты, возлагается на отдел контроля исполнения поручений Администрации.
20.3.При подготовке совещаний под руководством заместителей главы Администрации и иных совещаний в Администрации города Шахты, руководитель, инициирующий его проведение, а также его сотрудники несут ответственность за:
своевременное бронирование залов;
составление списка приглашенных на совещание (по утвержденной форме);
приглашение участников совещания;
составление списка президиума совещания;
рассадку участников совещания в зале;
подготовку порядка ведения, повестки дня, протокола совещания,
подготовку материалов и документов;
регистрацию приглашенных.
Общий отдел Администрации проводит оформление зала (таблички) только при наличии соответствующих заявок, поступивших не позднее, чем за 1 день до начала мероприятия.
20.4.При подготовке видеоконференций в Администрации города, руководитель, которому в соответствии с тематикой было отписано письмо о её проведении, а также его сотрудники несут ответственность за:  
составление списка приглашенных на совещание (по утвержденной форме);
приглашение участников совещания;
составление списка президиума совещания;
подготовку материалов и документов;
регистрацию приглашенных.
Общий отдел Администрации проводит оформление зала (таблички) только при наличии соответствующих заявок, поступивших не позднее, чем за 1 день до начала видеоконференции. Общий отдел Администрации осуществляет регистрацию приглашенных только на видеоконференциях, проводимых с участием главы Администрации города Шахты.
В случае проведения заседаний коллегиальных органов, комиссий, вся ответственность за организацию возлагается на секретаря коллегии, комиссии.
20.5.Для подготовки протокола возможна дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом звукозаписи.
В трехдневный срок после совещания должностное лицо, ответственное за его подготовку, осуществляет расшифровку звукозаписи для составления протокола поручений.
Подписанный председательствующим совещания протокол поручений, в трехдневный срок направляется по системе «Дело» участникам системы «Дело». Копии протокола сторонним учреждениям и организациям передаются делопроизводителю общего отдела, который производит рассылку протокола исполнителям.
Протоколы совещаний хранятся у должностных лиц, ответственных за организацию и проведение совещаний.
Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.
Контроль за исполнением принятых на совещаниях решений возлагается на заместителей главы Администрации, секретарей комиссий в соответствии с тематикой совещания.
20.6.Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по мобилизационной работе Администрации.
21.Доверенности в Администрации города Шахты

21.1.Оформление доверенностей, выдаваемых главой Администрации города Шахты (доверителем) работникам Администрации города Шахты (представителям), производится с соблюдением требований статей 185, 186 Гражданского кодекса.
21.2.Доверенность подлежит регистрации в общем отделе, только после ее визирования (юридической экспертизы) начальником правового управления Администрации и подписания главой Администрации города Шахты.
21.3.Журнал регистрации доверенностей ведется в электронном виде. Зарегистрированный оригинал доверенности передается на хранение уполномоченному лицу (представителю доверителя), а в журнале регистрации ставится отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество и структурное подразделение представителя)

22.Порядок оформления отпусков работникам Администрации города

22.1.Кадровая служба ежегодно готовит график отпусков работников Администрации города Шахты, в том числе главы Администрации города Шахты,  на следующий год и до 1 декабря текущего года передает его на утверждение главе Администрации города Шахты.
Глава Администрации города Шахты утверждает график отпусков с учетом требований Трудового кодекса Российской Федерации.
22.2.Порядок предоставления отпусков, их продолжительность определяются в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации.
22.3.В соответствии с Областным законом от 09.10.2007 №786-ЗС «О муниципальной службе в Ростовской области», статьи 22 решения городской Думы города Шахты от 28.02.2008 №425 «Об утверждении Положения о муниципальной службе в городе Шахты» муниципальным служащим высшей и главной группы должностей устанавливается дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Муниципальным служащим высшей группы должностей 5 календарных дней, муниципальным служащим главной группы должностей 3 календарных дня.
22.4.Работники Администрации города Шахты, за исключением главы Администрации города Шахты, пишут заявление о предоставлении отпуска на имя главы Администрации города Шахты и передают его в кадровую службу.
Заявление на отпуск визируется руководителем структурного подразделения Администрации, а заявление руководителя структурного подразделения Администрации курирующим заместителем главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.
22.5.Кадровая служба проверяет правильность составления заявления, наличие необходимых виз, а также соблюдение очередности, установленной графиком отпусков, и готовит проект соответствующего распоряжения Администрации города Шахты.
Кадровая служба осуществляет рассылку копий распоряжений Администрации города Шахты заинтересованным должностным лицам в соответствии с листом рассылки.
22.6.Учет использования отпусков работниками Администрации города Шахты ведется кадровой службой.

23.Печати, бланки и штампы

23.1.На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
Гербовая печать с изображением Государственного Герба Российской Федерации и обозначением «Администрация города Шахты», ставится на подпись главы Администрации города Шахты под документами, подготовленными в пределах осуществления переданных Администрации города Шахты отдельных государственных полномочий, в случаях предусмотренных федеральными законами. Хранится у начальника общего отдела Администрации.
Негербовые печати ставятся:
«Администрация города Шахты №1» - на подпись главы Администрации города Шахты, заместителей главы Администрации, в том числе первого, должностных лиц Администрации: на договорах, соглашениях, доверенностях, а также на иных документах, касающиеся полномочий Администрации города Шахты. Хранится у начальника общего отдела Администрации;
«Администрация города Шахты №2» - на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Администрации города, имеющими право подписи на финансовых документах. Хранится в отделе бухгалтерского учета Администрации;
«Администрация города Шахты №3» - на правовые акты Администрации, а также иные документы, касающиеся полномочий Администрации. Хранится у главного специалиста сектора нормативных документов общего отдела Администрации;
«Администрация города Шахты №5» - на справках и в трудовых книжках, на копиях распорядительных актов о кадрах, трудовых договорах. Хранится в отделе муниципальной службы Администрации;
«Администрация города Шахты №6» - на разрешительные документы и копии разрешительных документов Департамента архитектуры, градостроительства и территориального развития Администрации. Хранится у директора департамента архитектуры, градостроительства и территориального развития Администрации;
«Администрация города Шахты» диаметром 25 мм – на пропусках, удостоверениях. Хранится в отделе муниципальной службы Администрации.   
«Инспекционный отдел Администрации города Шахты»;
«Западный территориальный отдел Администрации города Шахты»;
«Неждановский территориальный отдел Администрации города Шахты»;
«Центральный территориальный отдел №1 Администрации города Шахты»;
«Центральный территориальный отдел №2 Администрации города Шахты»;
«Октябрьский территориальный отдел Администрации города Шахты»;
«Артемовский территориальный отдел Администрации города Шахты»;
на справках о составе семьи, о наличии личного подсобного хозяйства, на получение твердого топлива, характеристики, ходатайства, акты, выписки из похозяйственных книг и другие документы подписанные начальниками территориальных и инспекционного отделов Администрации. Хранятся у начальников территориальных и инспекционного отделов Администрации».
Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».   
23.2.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
Штампы в подразделениях Администрации города Шахты используются и хранятся в соответствии с Перечнем штампов состоящих на учёте в отделе мобилизационной работы Администрации.
23.2.1.Отметка о заверении копии оформляется штампом на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:
заверительную надпись «Верно» либо «Копия верна»;
наименование должности лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату заверения.
23.3.Печати и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.
23.4.Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей и штампов в подразделениях Администрации города Шахты возлагаются на их руководителей.
23.5.Контроль за перемещениями и аннулированиями печатей и штампов, в случаях реорганизации структурных подразделений Администрации, передвижения по службе и увольнением сотрудников, осуществляется кадровой службой совместно с отделом по мобилизационной работе Администрации.
23.6.Заказы на изготовление печатей и штампов подаются работниками  Администрации в службу эксплуатации зданий Администрации. Образцы печатей и штампов утверждаются руководителем аппарата Администрации.
Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе по мобилизационной работе Администрации и выдаются под роспись специалисту подразделения, ответственному за их использование и сохранность.
23.7.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в отдел по мобилизационной работе Администрации и уничтожаются по акту.
23.8.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность отдел по мобилизационной работе Администрации.
23.9.Бланки документов, применяемые в Администрации города Шахты, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
23.9.1.Требования к бланкам документов применяемых в Администрации города Шахты утверждается Инструкцией по делопроизводству Администрации города Шахты.
23.9.2.Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя аппарата Администрации. Бланки разрабатываются общим отделом Администрации, согласовываются с руководителем аппарата Администрации и утверждаются распоряжением Администрации города Шахты.
Служебные документы: справки, анализы, докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма - ответы на поручения, не выходящие из аппарата Администрации города, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без бланка.
Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие из аппарата Администрации города Шахты, письма о выполнении поручений (руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к документам, направляемые организациям, все инициативные письма оформляются на бланках и имеют комплекс обязательных реквизитов.
Структурные подразделения Администрации при направлении писем, как правило, пользуются бланками «Администрация города Шахты».

24.Порядок работы в локальной вычислительной сети
Администрации города Шахты, подключения и использования сети Интернет

24.1.В локальную вычислительную сеть Администрации города Шахты подключаются только компьютеры структурных подразделений Администрации, расположенные в зданиях: ул.Советская, 158, ул.Советская, 187\189, пр.Карла Маркса, 67.
24.2.Подключение компьютеров производится в случае служебной необходимости использования информационных ресурсов локальной вычислительной сети, наличия физической возможности для организации подключения и по согласованию с отделом информационных систем и технологий Администрации.
24.3.К локальной сети подключаются только компьютеры с лицензионной операционной системой, лицензионным прикладным программным обеспечением и лицензионными антивирусными программами, обеспечивающими постоянную защиту информации.
24.4.Информация на компьютере должна использоваться только в служебных целях.
24.5.Запрещается подключать к компьютерам средства беспроводной связи и средства связи с внешними информационными сетями.
24.5.1.Подключение компьютеров к сети Интернет осуществляется по запросу в отдел информационных систем и технологий Администрации, с обоснованием необходимости его использования.
24.6.Контроль за использованием локальной вычислительной сети Администрации города Шахты и использованием Интернета осуществляется руководителями структурных подразделений Администрации.

25.Дежурство в Администрации города Шахты

25.1.Дежурство в Администрации города Шахты осуществляется в праздничные дни  с 9-00 до 19-00 в две смены на рабочих местах с соблюдением требований трудового законодательства РФ.
25.2.В дежурстве принимают участие начальники, заместители начальников управлений, отделов, директора и заместители директоров департаментов по графику. График дежурства утверждается распоряжением Администрации города Шахты. Проект распоряжения Администрации города Шахты готовит общий отдел Администрации.

26.Внутренний трудовой распорядок и материально-техническое
обеспечение деятельности Администрации города Шахты

26.1.Правила внутреннего трудового распорядка Администрации города Шахты утверждаются распоряжением Администрации города Шахты.
26.2.В Администрации города Шахты действует пятидневная рабочая неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.
26.3.Рабочий день в Администрации города Шахты начинается в 9 часов и оканчивается в 18 часов. В пятницу рабочий день оканчивается в 16 часов 45 минут. Продолжительность рабочего дня непосредственно предшествующему нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.
Перерыв для отдыха и питания начинается в 13 часов и оканчивается в 13 часов 45 минут.
26.4.Для отдельных категорий работников в соответствии с действующим законодательством может устанавливаться иной режим рабочего времени.
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается распоряжением Администрации города Шахты.
26.5.Соблюдение внутреннего трудового распорядка обязательно для всех работников Администрации города Шахты.
Контроль за соблюдением работниками Администрации города Шахты внутреннего трудового распорядка осуществляет кадровая служба.
26.6.Материально-техническое обеспечение деятельности Администрации города Шахты осуществляет служба эксплуатации зданий Администрации.
Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений Администрации города Шахты, иные работники Администрации города Шахты подают заявку руководителю аппарата Администрации.
26.7.В целях обеспечения необходимых условий для работы сотрудников аппарата Администрации города Шахты, а также для сохранности имущества и других материальных ценностей в зданиях Администрации города Шахты введен пропускной режим, который осуществляется в соответствии с распоряжением Администрации города Шахты.
    26.8.Ключи от рабочих комнат, кабинетов и других помещений в административных зданиях Администрации города Шахты в нерабочее время хранятся на специальной доске на вахте у охраны. Все ключи должны быть пронумерованы, иметь бирку с номерами кабинета.
26.9.Заместители главы Администрации, начальники управлений, отделов, руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации, коменданты зданий несут ответственность за противопожарную безопасность.
Кабинеты кадровой службы, общего отдела, отдела обращения граждан, отдела по мобилизационной работе, отдела информационных систем и технологий в нерабочее время опечатываются, ключи от них сдаются охраннику под расписку в журнале приема и сдачи.

27.Взаимодействие с городской Думой города Шахты.
Работа над проектами решений городской Думы города Шахты.

27.1.В рамках полномочий, определенных Уставом города Шахты, глава Администрации города Шахты, или должностное лицо им уполномоченное, вправе вносить проекты решений в городскую Думу города Шахты в порядке, предусмотренном Регламентом городской Думы города Шахты.  
Разработка и согласование проектов решений городской Думы города Шахты, вносимых по инициативе главы Администрации города Шахты, осуществляется должностными лицами Администрации, муниципальными учреждениями в порядке и в сроки, предусмотренные пунктом 8.15 раздела 8 настоящего Регламента.
27.2.Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование (визирование) проектов решений, вносимых на рассмотрение городской Думы города Шахты по инициативе главы Администрации города Шахты, возлагается на инициаторов внесения проектов решений.
27.3.Подготовленные и согласованные (завизированные) проекты решений городской Думы города Шахты направляются инициаторами в городскую Думу города Шахты одновременно с письмом на имя председателя городской Думы – главы города Шахты.
27.4.Проекты решений городской Думы города Шахты с визой председателя городской Думы – главы города Шахты направляются для предварительного рассмотрения на заседаниях комитетов городской Думы города Шахты по компетенции.
27.5.Глава Администрации города Шахты представляет в городскую Думу города Шахты ежегодный отчет о результатах своей деятельности, деятельности Администрации города Шахты, в том числе решении вопросов, поставленных городской Думой города Шахты, не позднее даты, установленной Регламентом городской Думы города Шахты.
Отчет о результатах деятельности главы Администрации города Шахты, Администрации города Шахты, в том числе по вопросам поставленных городской Думой города Шахты, включает:
итоги социально-экономического развития города Шахты за отчетный период;
информацию о решении вопросов, поставленных городской Думой города Шахты.

28.Организация работы с обращениями органов юстиции, прокуратуры,
суда, Правительства Ростовской области.

28.1.Обращения, касающиеся правомерности издания постановлений и распоряжений Администрации города Шахты, регистрируются и передаются в правовое управление для рассмотрения, а также подготовки и направления предложений главе Администрации города Шахты.
28.2.Правовую защиту постановлений и распоряжений Администрации города Шахты, которые в установленном действующим законодательством порядке оспариваются органами юстиции, прокуратуры, иными правоохранительными органами или в судебном порядке, осуществляет правовое управление в рамках своей компетенции.
28.3.Экспертные заключения Правительства Ростовской области (далее – экспертные заключения) на муниципальные нормативные правовые акты рассматриваются правовым управлением в течение не более чем 10 календарных дней со дня получения экспертного заключения.
Подписанная главой Администрации города Шахты письменная информация о результатах рассмотрения экспертного заключения направляется в Правительство Ростовской области в тридцатидневный срок со дня поступления экспертного заключения.
В случае, если по результатам рассмотрения экспертного заключения в правовой акт внесены изменения, к указанной информации прилагается копия изменяющего муниципального правового акта на электронном носителе.
28.4.Правовой акт о внесении изменений в оспариваемые постановления и распоряжения Администрации города Шахты готовится структурным подразделением, отраслевым (функциональным) органом, муниципальным учреждением, внесшим соответствующий правовой акт, в соответствии с Регламентом.
28.5.Доверенности на представление интересов главы Администрации города Шахты или Администрации города Шахты в судах работникам Администрации города Шахты вправе выдавать глава Администрации города Шахты.